Det er blevet lettere at skabe gode rammer for møder med velfungerende video og lyd. I dag forventer kunder og medarbejdere, at faciliteterne er i orden, og derfor bør det være en prioritet på ledelsesgangen at have et robust og brugervenligt video-set-up. Vi ser på udfordringerne og samler ekspertens 6 vigtigste punkter til inspiration.
Mennesker, forretning, teknologi og it er flettet mere sammen end før, og det har blandt andet medført en ny mødekultur. Og derfor bør mødefaciliteter og video-værktøjer være en integreret del af hele virksomhedens set-up.
"Fleksibilitet er nøgleordet for den moderne arbejdsplads, og det kræver en intuitiv mødeløsning med velfungerende lyd og video," fastslår Per Larsen, Solutions Architect indenfor Collaboration hos TDC Erhverv. "Det kan fjerne afstanden mellem deltagerne og stille dem mere lige. Derfor er det vores anbefaling, at virksomheder prioriterer dette område højt."
Per Larsen, Solutions Architect indenfor Collaboration
Er der lyd på nu? Hvor er det rigtige kabel?
Mange møder har i dag et antal fjerndeltagere – fra én til alle. Den udfordring har virksomheder grebet forskelligt an. Nogle har investeret i en konferencetelefon på mødebordet, andre i en storskærm med et webcam, atter andre i meget komplekse, tekniske installationer.
"Hvad enten det er en minimumsløsning eller et avanceret set-up, giver det mødelederen problemer, hvis teknikken gør én utryg," siger Per Larsen. "Hvis ikke det føles naturligt at bevare flowet, kan man spilde kostbar tid. Resultatet kan blive, at der er en mødehaj, der altid lige skal fixe tingene. Eller at hver medarbejder har sit eget, private set-up."
Det er sjældent holdbart i længden, og derfor giver det god mening at gentænke mødefaciliteterne og vælge en gennemprøvet og intuitiv platform for at udnytte det fulde potentiale, der ligger i virtuelle møder.
Book livedemo i Århus eller KBH nu
Sådan får I naturlige, nære møder
Målet for faciliteterne bør være, at alle deltagere – både dem på kontoret og dem med fjernadgang – kan glide sømløst ind og ud af mødet. Det bringer os tættere på det mål, som blandt andet Cisco har formuleret som ’Zero Distance’.
"Hos os i TDC Erhverv mærker vi en stigende interesse i at etablere brugervenlige rammer for en god mødekultur," fortæller Per Larsen. "Det har givet os et godt indblik i, hvordan mange vil kunne løfte deres møderum til næste niveau. Den gode nyhed er, at det er blevet lettere at føre ud i livet end tidligere."
Per Larsen har samlet nogle punkter til inspiration for videomødefaciliteter:
Tænk fleksibelt – både i valg af platform og hardware. Udnyt de investeringer, I allerede har foretaget, og brug dem i det nye, integrerede set-up. Hold løsningen åben for mødedeltagere, der er vant til at bruge andre applikationer.
Prioritér lyd og billede – den virtuelle opkalds-, lyd- og billedkvalitet skal være kompromisløst god. Det vilde vesten under Corona er fjern historie. I dag er vi vant til klare billeder og tydelig lyd, der inkluderer de eksterne deltagere.
Overvej videomødefaciliteter som en service – det kan give god mening at installere en løsning som en tjeneste i stedet for at vælge meget kapitaltunge investeringer. Det gør det også lettere at opdatere teknologien løbende.
Vær kreativ – skal der zoomes ind på de enkelte deltagere? Skal der være muligheder for break-out-sessions undervejs? Hvordan skal der deles data, filer, links og billeder? Der sker en inspirerende udvikling på området netop nu.
Se på jeres mødefaciliteter med jeres kunders øjne – hold et møde med jer selv, og se kritisk på opkaldsstyring, baggrund, billed- og lydkvalitet og ikke mindst en stabil og sikker internetforbindelse. Fremstår I professionelle og overbevisende? Hvad kan der forbedres billigt her og nu?
Inkludér jeres hjemmearbejdspladser – er de gearet til opkald direkte hjemmefra med kunder? Det samme gælder it, HR og de andre afdelinger. Alle skal have ejerskab og føle det helt naturligt at arrangere og lede møder på jeres platform.
Er det så slut med fysiske møder med kunder og kolleger?
"Overhovedet ikke," beroliger Per Larsen," men det bliver lettere at prioritere og afholde onlinemøder, hvor det giver mening, og hvor det sparer dyre timer. Så bliver der mere tid til overs til fysiske møder, når de tilfører værdi for alle parter."
I kan finde inspiration her
Vil I blive klogere på, slutbrugeres anvendelse af digitale samarbejdsværktøjer? Hent vores e-bog, lavet på baggrund af en analyse i samarbejde med Wilke og Cisco.
Mødekulturen er bare ét af de områder, der er forvandling. Læs mere om den moderne arbejdsplads.
Book tid til en video-demo!
Vil I lege med forskellige løsninger for at teste, hvor nemt det er, og hvad der passer til jeres organisation? Vi har gode demofaciliteter i både København og Aarhus, hvor I kan komme ind og få inspiration og sammenligne video-set-ups.