Feriesvar gør det muligt, med en telefonsvarer (speak), viderestilling eller andet, at håndtere opkald, når du er på ferie eller ikke er tilgængelig. Se hvordan du opsætter dit feriesvar på siden her.
Hvad er et feriesvar?
Når du aktiverer feriesvaret, kan du optage en besked, der informerer dine kunder om, at du ikke er tilgængelig, fordi du er på ferie eller af andre grunde.
Dem, der ringer til dig, vil høre denne besked i stedet for din normale telefonsvarerbesked. Du vil også kunne lave en viderestilling til et bestemt nummer (fx en vagttelefon), hvis det ønskes.
Det hjælper med at give klarhed og lader dine kunder vide, hvornår de kan forvente, at du vender tilbage og er tilgængelig igen.
Se vores hjælpevideo
Hvordan opsætter jeg feriesvaret?
Eller log ind som du plejer, og klik på Telefoniløsning og derefter Tidsstyring i menuen til venstre.
Vælg fanen Ferie- og helligdage.
Klik på Opsæt ferie eller Rediger ferie.
Du vil nu se en række helligdage, som du kan benytte til jeres feriesvar.
Sæt eventuelt flueben i de helligdage, der passer til jeres ferie.
Er perioden længere end de forudsatte helligdage?Klik på Opret egne feriedage.
Opret egne feriedage: Vælg jeres ferieperiode med klokkeslæt og klik på Gem.Klik på Næste og vælg det Telefonnummer, som feriesvaret skal virke på.
I tredje og sidste trin i oprettelsen, skal du vælge hvad der skal ske i jeres ferieperiode.
Typisk vælger man Speak i listen under "vælg viderestilling".
Hvilken lydfil skal bruges?
- Har I allerede en lydfil?: Den kan nu vælges under vælg fil fra lydarkiv.
- Upload en ny lydfil: Klik på "opret ny lydfil" og klik på vælg fil, eller slip den her for at uploade.
- Optag en lydfil via computeren: Du har mulighed for at optage en ny lydfil til feriesvaret, ved at klikke på mikrofon ikonet.
Dette er en nem måde at optage en ny lydfil på, hvis man har et headset til sin computer.
Efter lydfilen er indtalt kan du klikke på Godkend og dernæst Gem.Når lydfilen er valgt, kan du klikke på Opret.
Jeres feriesvar er nu opsat, og I kan holde ferie med ro i maven.
Ændringer til ferieplanen kan selvfølgelig altid fortages via samme guide.
Er mit feriesvar korrekt sat op?
Vil du tjekke om dit feriesvar er opsat korrekt?
Det kan du gøre i Grafisk kaldsflow, når du er logget ind på vores Selvbetjening.
Følg guiden "Få et overblik over kaldsflowet på en given dato og klokkeslæt" via linket her.
Tjek kaldsflowet her.
Når du er i trin 3, skal du tjekke at pilen fra fx jeres hovednummer, peger ind på fx den hilsen eller opsætning der er lavet i jeres ferieperiode.
Det ser typisk ud som på billedet herunder, hvor pilen går fra den orange boks og op til den blå.
Ofte stillede spørgsmål
Hvordan fungerer en ferieplan?
Med en ferieplan kan du opsætte dage/uger/perioder, hvor I holder lukket på et eller flere numre. Du kan vælge i mellem 3 forskellige typer af opsætning:
Helligdag: Vælg en eksisterende helligdag, hvor I ønsker at holde lukket (gentages automatisk hvert år).
Ferieuge: Vælg en uge ved bruge af ugenumre, hvor I ønsker at holde lukket (gentages automatisk hvert år).
Feriedag/ferieperiode: Vælg selv en dag eller længere periode, hvor I ønsker at holde lukket (skal manuelt tilrettes, hvis det skal gælde for året efter).
Kan jeg benytte den fælles ferieplan i Grafisk kaldsflow, når nogle af mine numre holder lukket eks. juleaften og andre ikke gør?
Du kan oprette en ferieplan, hvor de numrene, som skal følge den fælles ferieplanen er inkluderet.
De numre, som ikke er inkluderet i den fælles ferieplan vil følge dine normale åbningstider, men du kan til enhver tid tilføje dem til ferieplanen.
Så hvis de skal holde lukket i påsken, men ikke julen, kan du tilføje dem til planen lige efter jul. Dette kræver dog lidt mere vedligehold fra din side.
Alternativt kan du opsætte en specifik tidsplan for de numre, som skal holdes uden for ferieplanen.
Dette gør du under Tidsplaner i menuen Opsætning.
Kan jeg opsætte en ferieplan med forskellige speaks til påske, jul, nytår osv.?
Ja, det kan du godt gøre.
Flere speaks vil dog øge mængden af vedligehold for jer, så forsøg at begræns det.
Det kan være en fordel ikke at nævne specifikke ugedage i sine speaks, da det vil ændre sig fra år til år.
Hvordan kan jeg tjekke, om ferieplanen er korrekt sat op på et bestemt hovednummer?
Søg hovednummeret frem i Call Manager, vælg en af de datoer, hvor du holder lukket eks. 24. dec. Du kan nu se kaldsflowet for d. 24. dec. og hvordan jeres kald bliver dirigeret på den pågældende dag.
Hvis jeg gerne vil have en vagt til at tage vores kald, når vi holder ferie, kan jeg så det?
Ja, i guiden på trin 7 får du mulighed for, at aktivere en funktion, der hedder Tryk 0.
Du vælger, hvad der skal ske, når dine kunder trykker 0 efter feriesvaret. Du kan fx viderestille dem til et call center, eksternt nummer eller en voicemail.
Husk, at din feriebesked skal ændres, så dine kunder får at vide, de kan trykke 0 for at få fat i vagten.
