Artikel

Interview med Microsoft Danmark: Den hybride arbejdsplads er et paradoks

Microsoft Teams var én af hovedårsagerne til, at mange virksomheder kunne fastholde produktiviteten, da Danmark pludselig lukkede ned, og alle var tvunget til at arbejde hjemmefra. Nu skal virksomhederne igen omstille sig. Denne gang til en ny hybrid virkelighed, hvor nogle arbejder på kontoret, andre hjemmefra og resten på farten i et evigt foranderligt flow. Hvordan designer man lige den type arbejdsplads?

Sol og Strand | TDC Erhverv Teams

Microsoft Teams er med flere længder den mest udbredte samarbejdsplatform herhjemme og i resten af verden. Derfor er der også ekstra god grund til at lytte efter, når Microsoft fortæller, hvad de har lært under covid-19, og hvordan de læringer kommer til at præge udviklingen af fremtidens arbejdsplads.

Tanya Helene Christensen er divisionschef i Microsoft Danmark med ansvar for Microsoft 365, herunder Microsoft Teams. Hun og resten af Microsoft kigger både frem og tilbage i tid, når de skal designe den systemunderstøttelse, der skal løfte virksomheder ind i den næste digitale udviklingsfase.

Hvordan vil du karakterisere den periode, vi står i lige nu?

“Hvis vi kigger tilbage på tiden før corona, var hjemmearbejde primært et gode, nogle virksomheder tilbød medarbejdere, der havde behov for lidt ekstra fleksibilitet i hverdagen. Det har forandret sig fuldstændig. I dag er hjemmearbejde noget helt andet. Det betyder så også, at de ældre undersøgelser og data, vi har om hjemmearbejde med ét er blevet irrelevante. De tilhører en tid, vi har forladt. Spoler vi frem til dig i dag, befinder vi os i det, jeg vil kalde en messy middle. Vi ser hybrid work som fremtidens arbejdsform. Men vi skal liige derhen først. Vi er overbeviste om, at den hybride arbejdsplads kan gøre virksomheder mere produktive. Men vi kan også se, at menneskers brug af blandt andet chat, onlinemøder og mail er steget eksplosivt den seneste periode, så vi skal også finde den rette balance.”

Denne her messy middle. Kan du uddybe, hvad der ligger i det?

“Der er mange paradokser i de undersøgelsesdata, vi får om det hybride arbejde. Der er tendenser, der er direkte modsatrettede. Vi har eksempelvis gennemført en stor international undersøgelse med over 30.000 mennesker i mere end 30 lande, hvor cirka 70 pct. af medarbejderne svarede, at de gerne ville bibeholde muligheden for at arbejde hjemmefra, når pandemien var overstået. Men stort set lige så mange svarede, at de samtidig gerne ville have mere fysisk tid sammen med deres kolleger. I samme tvetydige boldgade har vi i Microsoft-koncernen internt fået lavet en undersøgelse blandt vores cirka 180.000 globalt ansatte, hvor 58 pct. af dem, der forventer at arbejde mest hjemme, gør det for at have mere fokuseret arbejdstid. Sjovt nok svarer præcis 58 pct. af dem, der forventer at være mest på kontoret, at de gør det af samme årsag – bedre rammer for at kunne fokusere. Paradokserne peger på, at den hybride arbejdsplads kræver en tilpasning helt ned på individniveau for at finde frem til den kultur og de digitale værktøjer, der passer bedst til en virksomheds måde at arbejde på.”

Fra et virksomhedsperspektiv lyder det meget krævende?

“Det er det også. Men det er også super spændende og udviklende. Den hybride arbejdsplads åbner for en dialog med medarbejderne om, hvordan man bedst kan indfri potentialet hos den enkelte og i de teams, de indgår i. Jeg tror, at imødegåelsen af medarbejdernes behov er vejen frem, hvis man skal udligne nogle af de forskelle, vi ser i mange af de paradoksale svar, der bliver leveret i undersøgelser omkring den hybride arbejdsplads.”

Kan vi prøve at konkretisere det praktiske arbejde med den hybride arbejdsplads en smule?

“Der er eksempelvis stor forskel på mødekulturen fra virksomhed til virksomhed. Når vi i Microsoft afholder møder, tænker vi det som udgangspunkt som hybride møder, hvor nogle kobler fysisk op, nogle kobler på hjemmefra, og andre er et sted midt imellem. Møder hos os er per default inkluderende, hvilket vil sige, at det er ok, at du deltager på den ene eller den anden måde. Det er noget, vi har besluttet på koncernniveau. Konsekvenstænker du den tilgang stiller det meget konkrete krav til den mødeteknologi, vi anvender, og den mødekultur, vi praktiserer. Vi har eksempelvis en politik om, at kameraet altid er tændt, og at vi bruger chatfunktionen aktivt under møderne.”

Andre konkrete fokusområder?

“Indretningen af de fysiske mødelokaler er også et område i forandring. I dag består et mødelokale typisk af et rum med en mikrofon og en skærm, man deler. Men under et møde kan det være svært at høre, hvem der taler, mikrofonen kan være placeret forkert, og der kan være mange andre ting, der kan forringe kvaliteten af mødet. Det skal der gøres noget ved. Onlinemøder er i dag også alt for tidskrævende. Undersøgelser viser, at det i gennemsnit tager otte minutter at starte et digitalt møde op. Det er alt for meget. Vi har en vision om, at et Teams-møde skal kunne startes af alle mødedeltagere, uanset hvor de er, ved at trykke på en knap, og så er man i gang. Vi arbejder også på at integrere intelligente højttalere og AI-styrede kameraer, der kan hjælpe med at stille skarpt og zoome ind på dem, der taler under et møde, så mødet bliver mere levende og trækker folk ind i oplevelsen.”

Hvilke yderligere initiativer kan vi forvente at finde i Teams-platformen på sigt?

“Vi arbejder blandt andet på at integrere et nyt insights analytics tool, som skal spotte mønstre i brugen af Teams. Data, der kan trækkes ud af platformen og viderebehandles i eksempelvis Power BI. Tanken er, at man kan få indsigt i den interne og eksterne kommunikation via værktøjet. Måske er det interessant at se, om marketingafdelingen har onlinemøder med andre end hinanden? Eller hvor mange møder salgsorganisationen har med kunder per måned? Tanken er ikke, at man skal overvåge de enkelte forretningsenheder, men at man skal spotte et behov, så man bedre kan understøtte organisationen. Det tool bliver bygget ind i Teams som en integreret app, man kan tilgå som manager. Og som medarbejder. For er der noget, vi har lært under corona, så er det, at vi skal huske at passe godt på de medarbejdere, der arbejder meget på distancen, så de ikke bliver ensomme og føler sig afkoblet fra resten af organisationen. I appen kan vi eksempelvis nudge dem til at afsætte tid til at ordne e-mails på bestemte tidspunkter, huske at booke tid i kalenderen til fordybelsesopgaver, eller hvad der giver en god trivsel og en høj arbejdsglæde for den enkelte.”

Det digitale samarbejde er vokset markant

Data fra Microsoft 365 viser, at der er sket en betydelig vækst i antallet af digitale møder og chats, når man sammenligner tal fra februar 2020 med tal fra februar 2021:

  • Tid brugt på Microsoft Teams-møder er mere end fordoblet globalt – og fortsætter med at vokse

  • Et Teams-møde varer i gennemsnit 10 minutter længere (stigning fra 35 til 45 minutter)

  • Den gennemsnitlige Teams-bruger sender 45 pct. flere chats om ugen

  • Antallet af personer, der arbejder på dokumenter i Teams, er steget med 66 pct.